POSER UNE QUESTION A L'ACHETEUR PUBLIC A PROPOS DE LA CONSULTATION

Réponse

Bonjour,

Veuillez trouver ci-dessous les réponses aux questions:

1- Comment est-il prévu d'organiser les travaux de rédaction des différents volets du PE.

La rédaction des différents volets du PE a été confiée à un binôme ou trinôme (médico-soignant-administratif) avec un porteur identifié, responsable de réaliser le bilan du précédent projet d'établissement et de rédiger les fiches actions du futur PE avec: 

- Une présentation du bilan (et perspectives) de chacun des 8 volets du précédent PE lors de 2 séances dédiées du directoire programmées en juin et début juillet ;

- La préparation d'une 1ère rédaction des fiches actions pour chacun des volets d'ici au 15/10/2024 .

- A partir des axes stratégiques transversaux définis (1er séminaire) et de la concertation externe, la rédaction des fiches actions pourra être amendée en lien avec le prestataire et la structuration même du projet d'établissement accompagnée par le prestataire.

2- Confirmez-vous que le bilan du PE actuel est réalisé de votre côté et constituera un intrant?

Le bilan du projet d'établissement est en cours de réalisation pour chacun des 8 volets du PE 2019-2024, en vue d'une présentation en directoire (2 séances programmées en juin et début juillet). Il n'est pas à faire par le prestataire et sera en effet mis à disposition dès le début de la mission.

3- Vous avez lancé une 1ère actualisation du projet médical : quand cette actualisation est-elle prévue pour aboutir?

L'actualisation est en cours (avec la formalisation de nouvelles fiches actions), d'ici à début juillet prochain.

Le travail restant à faire sur le projet médical porte principalement sur la définition d'axes stratégiques, transversaux à différents volets du projet d'établissement, dans le cadre du 1er séminaire (à partir desquels sera structuré le projet d'établissement). De plus et de façon spécifique pour le projet de soins, des actions communes vont être identifiées entre le projet de soins et le projet médical.

4- Pour le 1er séminaire, que recouvre le sujet "liste des participants" : acteurs internes déjà identifiés (et agendas réservés) ou s'agit -il d'échantillonner?

Pour ce 1er séminaire, une liste de participants est en cours de préparation, qui fera l'objet d'un échange avec le prestataire avant l'été, en vue d'une réservation d'agenda. 2 dates ont été pré-identifiées dans les agendas des membres du groupe restreint (PCME/ VPCME/ CGS/ CGS adjoint / directeur / directeur de la stratégie) les : 23/9 ou 3/10/2024

5- Comment qualifieriez-vous aujourd'hui l'habitude de travail de l'hôpital avec son environnement externe et la qualité de sa coopération?

La coopération entre acteurs sanitaires publics est déjà très mature, en raison d'une organisation au niveau du GHT qui s'appuie sur une gouvernance spécifique à la psychiatrie / santé mentale par les 3 établissements publics concernés. 

De même, la préparation du PTSM et sa mise en oeuvre depuis 2021 s'appuie sur une concertation / dialogue régulier avec les acteurs du territoire dans le cadre de la CPT (communauté psychiatrique du territoire) du Bas-Rhin avec des instances régulières (bureau / AG). Cela intègre les acteurs sanitaires privés, les acteurs médico-sociaux/ sociaux et les usagers/ associations.

Enfin, la coopération avec les CPTS (communauté professionnelle territoriale de santé)/ la "ville" - avec 7 CPTS sur les secteurs de l'EPSAN et dont l'organisation plus récente est encore en cours de construction (non mature). Il en est de même avec les association d'usagers et de pairs aidants (GEME) pour lesquels des partenariats existent, sans que le dialogue soit encore très structuré ou systématique (en dehors de ce qui est organisé néanmoins sous l'égide du PTSM ou via la commission des usagers de l'EPSAN).

6- La phase 3 s'intitule aussi "séminaire élargi" mais les participants sont moins nombreux (une trentaine): Sont-ils bien les trinômes en charge des différents volets du PE? 

Oui, c'est cela.

7- Sera-t-il possible de faire appel à des co-facilitateurs internes ? 

Oui, c'est tout à fait envisageable selon des modalités de mobilisation à préciser dans l'offre.

8- Le CCAP mentionne un "pourcentage de rémunération par élément" etc.

Nous vous confirmons qu'il s'agit bien d'un échéancier de facturation et non d'une répartition indicative du montant forfaitaire entre les phases

9- Quelle date butoir vous êtes-vous fixé pour fin de la démarche? 

Si le planning de la démarche présenté en instances s'est appuyé sur une fin de la démarche en fin d'année 2024, au regard du délai de la consultation et du lancement de la démarche avec le prestataire, une fin de la démarche au cours du 1er trimestre 2025 apparait plus adaptée.

Cordialement.

Bureau des Marchés et Groupements d'Achats

EPSAN

Pôle Logistique Achats et Travaux

141 avenue de Strasbourg

BP 83

67173 BRUMATH Cedex

Liste des questions

Question n°1

Bonjour, en préparant notre réponse nous nous posons les questions suivantes. Merci d'avance de vos réponses.
1. Comment est-il prévu d’organiser les travaux de rédaction des différents volets du PE en parallèle des temps forts que vous confiez au titulaire ? A quels « intrants » peut-on s’attendre pour le temps fort de la phase 3 (degré de finalisation des fiches actions notamment) ? Cette réponse nous aidera à évaluer la « maturité » des contenus disponibles pour le travail lors du dernier séminaire.
2. Confirmez-vous que le bilan du projet d’établissement actuel est réalisé de votre côté et constituera un intrant pour la démarche également ?
3. Vous avez lancé « une première actualisation » du projet médical : quand cette actualisation est-elle prévue pour aboutir ?
4. Pour le premier séminaire, que recouvre le sujet « liste des participants » ? Les acteurs internes sont-ils déjà identifiés (cf. agendas réservés) ? S’agit-il au contraire d’échantillonner… ?
5. Comment qualifieriez-vous aujourd’hui l’habitude de travail de l’hôpital avec son environnement externe (acteurs concernés par la phase 2) et la qualité de la coopération : déjà très ancrée, plutôt en construction, fluide, compliquée… ?
6. La phase 3 s’intitule aussi « séminaire élargi » comme la phase 1, mais les participants indiqués (une trentaine) sont significativement moins nombreux. Si nous avons bien compris, les participants sont les « trinômes » en charge des différents volets du PE. Est-ce bien le cas ?
7. Sera-t-il possible de faire appel à des co-facilitateurs internes ? (personnes que nous pourrions former et outiller pour co-animer à nos côtés lors du premier séminaire notamment voire du deuxième)
8. Le CCAP mentionne un « pourcentage de rémunération par élément » : pouvez-vous nous confirmer qu’il s’agit d’un échéancier de facturation, et non pas d’une répartition indicative du montant forfaitaire entre les phases ?
9. Quelle date butoir vous êtes-vous fixé pour la fin de la démarche ?
Merci beaucoup !

Réponse

Bonjour,

Veuillez trouver ci-dessous les réponses aux questions:

3-1 Que reste-t-il à faire sur le projet médical et qui en a la charge? 

L'actualisation est en cours (avec la formalisation de nouvelles fiches actions), sous l'égide du trinôme de pilotage que sont : 

- Dr Amarilli, Président de la CME et porteur ; 

- Mme Frech, coordinatrice générale des soins

- M. Jung, directeur adjoint des affaires médicales et de la stratégie

Le travail à faire porte principalement sur la définition d'axes stratégiques, transversaux à différents volets du projet d'établissement, dans le cadre du 1er séminaire (à partir desquels sera structuré le projet d'établissement). De plus et de façon spécifique pour le projet de soins, des actions communes vont être identifiés entre le projet de soins et le projet médical ;

3-2 Phase 1 - Le bilan du PE est-il à faire par le prestataire ou sera-t-il disponible dès le début de la mission? 

Le bilan du projet d'établissement est en cours de réalisation pour chacun des 8 volets du PE 2019-2024, en vue d'une présentation en directoire (2 séances programmées en juin et début juillet). Il n'est pas à faire par le prestataire et sera en effet mis à disposition dès le début de la mission.

3-2 Phase 2 - Quels sont les objectifs de cette concertation externe pour l'EPSAN?

Il s'agit de présenter :

- les axes stratégiques transversaux du futur projet d'établissement et éventuellement quelques projets phares plus ciblés ;

- l'articulation avec les projets connus du territoire (PRS-SRS, projet médical partagé V2 du GHT, PTSM, articulation avec les projets de santé des CPTS)

Et ce, afin d'identifier les thématiques éventuelles manquantes et les amendements utiles  aux axes définis et de s'assurer de la réponse aux attentes et besoins du territoire en lien avec nos partenaires et autres acteurs du territoire (en tenant compte de nos contraintes, de ressources notamment).

3-2 Phase 3 - Dans quelle mesure le prestataire doit-il formaliser les fiches actions?

Il est attendu du prestataire un appui à la structuration du projet d'établissement autour des axes stratégiques définis et un accompagnement à la priorisation des actions et non la rédaction des fiches actions elles-mêmes.

Cordialement.

Bureau des Marchés et Groupements d'Achats

EPSAN

Pôle Logistique Achats et Travaux

141 avenue de Strasbourg

BP 83

67173 BRUMATH Cedex

Liste des questions

Question n°3

Bonjour
Voici quelques questions concernant la consultation en cours pour l'assistance au projet d'établissement de l'EPSAN.
En vous remerciant

§ 3.1 - Que reste-t-il à faire sur le projet médical au regard des travaux d’actualisation déjà menés et qui en a la charge ?

§3.2 – Phase 1 – Le bilan du projet d'établissement 2019-2024 est il à faire par le prestataire dans le cadre de sa mission, sinon sera-t-il disponible dès le début de la mission ?

§ 3.2 – Phase 2 - Quels sont les objectifs de cette concertation externe pour l’EPSAN ?

§ 3.2 – Phase 3 – Dans quelle mesure le prestataire doit il formaliser les fiches actions ?

Réponse

Bonjour,

Le budget maximal à respecter pour ce marché est de 40 000 euros HT.

Cordialement,

Bureau des Marchés et Groupements d'Achats

EPSAN

Liste des questions

Question n°2

Bonjour, pourriez-vous s'il vous plait nous communiquer l'enveloppe budgétaire à respecter pour ce contrat ? En vous remerciant par avance.