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POSER UNE QUESTION A L'ACHETEUR PUBLIC A PROPOS DE LA CONSULTATION

Conseil Départemental de la Charente

12/03/2021 à 17h00

21S0048

Numérisation de répertoires de formalités hypothécaires, de registres paroissiaux et d’état civil et de journaux d'une collection de presse locale pour les archives départementales de la Charente

Non demandée

Cette consultation bénéficie du Service DUME.

Documentation sur les dépôts

 

Si vous avez l'intention de soumissionner il est important que vous fassiez en sorte de vérifier que vous disposez de toutes les éventuelles modifications de dossier avant de déposer; pour cela retirez à nouveau le dossier une semaine avant la remise limite pour vérifier s'il y a eu des changements, et prendre connaissance de la correspondance éventuelle.

Compilation des correspondances et pièces jointes


Message aux entreprises :

Réponse

Madame, Monsieur,


Par délai de transport, vous devez comprendre le temps nécessaire à l'acheminement des documents de leur prise en charge à Angoulême jusqu'à leur arrivée au site sur lequel sera effectué la numérisation. En effet, les documents confiés représentent une valeur patrimoniale difficilement chiffrable aussi il convient de limiter le risque de déterioration desdits documents. Or, le transport fait partie des risques majeurs identifiés en terme de sécurité. Cependant, cette donnée ne constitue pas un critère en tant que tel et sera prise en compte dans le critère des moyens mis en oeuvre au titre de la sécurité.


En espérant avoir répondu à votre interrogation,

Cordialement

Le service de la commande publique

Liste des questions

Question n°3

Bonjour,

Sur le document DE vous indiquez un délai de transport à compléter.
Qu'entendez vous par Délai de transport ?

Cordialement,

Message aux entreprises :

Madame, Monsieur,


Suite à la visite de lundi, vous trouverez les réponses aux questions posées :

1- Budget

Pour information, aux Archives départementales de la Charente, la numérisation externe est prise en charge sur une ligne budgétaire en investissement.

2- Registres paroissiaux : précisions relatives aux types de dégradations

Les dégradations mineures ont peu d'impacts sur la numérisation (reliure en mauvaise état, quelques déchirures etc.), les dégradations dites moyennes regroupent les registres dont les pages et/ou reliures sont en mauvais état mais les documents restent assez facilement manipulables. Les dégradations majeures regroupent les registres dont au moins une partie des pages sont difficiles à manipuler (déchirure voire pulvérulence du papier).

Comme indiqué précédemment, à chaque bon de commande un état sanitaire sera remis lors de la prise en charge. A cette occasion, les cas les plus critiques pourront faire l'objet d'une analyse par le prestataire permettant de déclarer si un registre n'est pas numérisable. Pour information, il existe une collection de microfilms. La numérisation de ces microfilms devra cependant être réservée aux cas les plus extrêmes. Cette collection est en effet de très mauvaise qualité et présente l'inconvénient d'être en noir et blanc.

3- Collections de presse : précisions relatives à la règle de nommage des fichiers numérisés

Il s'agira d'une règle de nommage simplifiée non basée sur la cote.


Cordialement

Le service de la commande publique

Avis rectificatif
21S0048 : Numérisation de répertoires de formalités hypothécaires, de registres paroissiaux et d’état civil et de journaux d'une collection de presse locale pour les archives départementales de la Charente
Avis rectificatif : Attention !
La consultation en référence a fait l'objet d'une modification, consultez l'avis rectificatif en cliquant sur le lien ci-dessous et mettez vos éléments à jour (DCE, avis...) le cas échéant.
Lien vers l'avis rectificatif


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AWS - 97 rue du général Mangin - 38100 Grenoble


Modification du DCE : 21S0048 : Numérisation de répertoires de formalités hypothécaires, de registres paroissiaux et d’état civil et de journaux d'une collection de presse locale pour les archives départementales de la Charente
Modification du DCE : Veuillez prendre en compte les modifications apportées au DCE et listées ci-dessous
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Message personnalisé de l'acheteur
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Madame, Monsieur,
Les critère d'analyse ont été légèrement modifiés dans le règlement de la consultation. Le BPU/DQE à également été modifié sur la ligne Frais de transport.
Un avis rectificatif sera publié en ce sens.
Vous en souhaitant bonne réception
Le service de la commande publique
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AWS-Achat
AWS - 97 rue du général Mangin - 38100 Grenoble


Message aux entreprises :

Questions/réponses suite à la visite du 24/02

 

1- Dans le BPU, le minimum indiqué sera-t-il la norme ?

Dans un même bon de commande, plusieurs lots peuvent être groupés. Le BPU et le détail estimatif ont été modifiés comme suite à cette remarque. Pour plus de clarté, il s'agit d'appliquer un forfait par transport aller-retour au même tarif quelle que soit la typologie de documents. Les Archives départementales s'efforceront d'optimiser les transports. S'il est recherché une certaine souplesse dans la constitution des lots, il est mentionné à titre indicatif qu'une prise en charge comportera a minima cent registres (Hypothèques, état civil) ou cent cotes (registres paroissiaux) ou deux années de presse. Ces seuils sont repris dans l'acte d'engagement et permettent d'évaluer les délais notamment de traitement.

2- Qui se charge de la pose des placards pour indiquer les pages blanches ?

La pose des placards est à la charge des Archives départementales. Les registres paroissiaux auront une règle particulière car les pages blanches ne seront pas indiquées par un placard et ne devront pas être numérisées.

3- La ville d'Angoulême est-elle comprise dans le lot des registres paroissiaux ?

Les registres paroissiaux de cette commune ne sont pas concernés.

4- Quelles sont les proportions de registres paroissiaux en bon, moyen et mauvais état ?

30% comportent des dégradations mineures, 30% des dégradations moyennes et 40% des dégradations majeures.

A noter que parmi les documents les plus détériorés, un certain nombre de documents ont pu être restaurés. Le nombre de documents restaurés représente 9% de l'ensemble du fonds.

Un état sanitaire des documents sera remis au prestataire lors de la prise en charge.

5- Les registres paroissiaux sont-ils tous conditionnés en boite de conservation ?

Oui

6- Pour la presse, l'OCR en xml Alto devra-t-il répondre aux exigences de la BNF ?

Oui. A noter que la prestation d'OCR ne sera pas demandée systématiquement.

7- Pour la presse, certain registres comportent une tringle qui permet de les démonter. Le prestataire est-il autorisé à démonter ces registres ?

Oui, à condition de les restituer en l'état initial.

8- Qui doit fournir la mire technique ?

Il n'est pas demandé de remettre de mire technique. Pour chaque nouvelle typologie ou ensemble de documents présentant un changement d'aspect majeur (couleur pour la presse par exemple), il sera demandé au prestataire de fournir un échantillon de test. Cet échantillon de test servira de base au contrôle des documents en interne.


 

9- Le disque dur est-il livré en prêt ou en achat ?

Le prestataire remettra en début de prestation un disque dur qui doit servir pour toute la durée de la prestation. Ce disque dur ne sera pas restitué au prestataire en fin de prestation. Dans le BPU, la ligne « Enregistrement et envoi du disque dur » comporte les tâches de copies, de suppression de données et les frais d'envoi.

10- Quelle est la proportion de presse en noir et blanc et en couleur ?

13% sont en noir et blanc et 87% en couleur. A noter également que 18% des registres sont démontables.

Message aux entreprises :

Réponse

Madame, Monsieur,


En réponse à la question posée, le plus gros registre pèse 10.5 kg et mesure 11 cm d'épaisseur.


En espérant avoir répondu à vos interrogations,


Cordialement

Le service de la commande publique

Liste des questions

Question n°2

Bonjour,

Page 5 du CCTP vous indiquez que les volumes de presse peuvent contenir entre 700 et 1500 pages. Pouvez vous indiquer l'épaisseur maximale des volumes ainsi que le poids maximal.

Cordialement

Modification du DCE : 21S0048 : Numérisation de répertoires de formalités hypothécaires, de registres paroissiaux et d’état civil et de journaux d'une collection de presse locale pour les archives départementales de la Charente
Modification du DCE : Veuillez prendre en compte les modifications apportées au DCE et listées ci-dessous
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Message personnalisé de l'acheteur
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Madame, Monsieur,
Le fichier relatif au détail estimatif comportait une erreur de calcul de la TVA. Le DCE est donc remis en ligne avec un fichier corrigé.
Cordialement
Le service de la commande publique
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AWS-Achat
AWS - 97 rue du général Mangin - 38100 Grenoble


Message aux entreprises :

Réponse

Madame, Monsieur,


Les dimensions indiquées aux CCTP concernent les registres fermés. L'erreur de calcul dans le DE a été corrigée et le DCE modifié en conséquence.


En espérant avoir répondu à vos interrogations,


Cordialement,

Le service de la commande publique

Liste des questions

Question n°1

Bonjour,

1- Pourriez vous nous indiquer si les dimensions indiquées au CCTP correspondent aux registres ouverts ou fermés ?
2- Au niveau du DE il semblerait que la formule de calcul du total de la TVA comporte une erreur.

Cordialement,



Attention, vos questions doivent respecter 3 règles :

  1. Aucun démarchage n'est autorisé via les questions. Dans ce cas nous nous réservons la possibilité de supprimer votre compte.
  2. Vous ne devez pas vous identifier dans votre question, vous le serez automatiquement par la plateforme.
  3. Votre question ne doit comporter aucun secret technique ou commercial, car elle sera retransmise en automatique à tous les candidats avec la réponse à votre question.

Votre question :


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